Stichting Het Klaarkampster Weeshuis

Onze verantwoordelijkheid en de toepasselijkheid van dit privacy beleid

De Stichting Het Klaarkampster Weeshuis (SHKW) voldoet aan de eisen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Wanneer het gaat om de verwerking van uw persoonsgegevens, is het bestuur van de SHKW de zogeheten ‘verantwoordelijke’ in de zin van de AVG. Dit wil zeggen dat het bestuur beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel en op welke manier.

De SHKW is ervoor verantwoordelijk dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG, op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.

Dit privacybeleid is van toepassing op al de activiteiten van de SHKW. Door gebruik te maken van de website van de SHKW of het sluiten van een overeenkomst, geeft u aan ons privacybeleid te accepteren.

Welke persoonsgegevens verwerkt de SHKW?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon. De SHKW onderscheidt vanuit haar diverse activiteiten die ze uitoefent, een aantal groepen waarvan persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt. In al die gevallen betreffen deze gegevens uw naam, adres, e-mailadres en evt. telefoonnummer. Bent u een vertegenwoordiger van een organisatie dan worden de adresgegevens, het e-mailadres en evt. telefoonnummer van die organisatie verwerkt.

Wat doet de SHKW met uw gegevens?

De SHKW gebruikt en verwerkt uw persoonsgegevens als u behoort tot het zogeheten netwerk van de SHKW. Dit betreft adviseurs, oud-bestuursleden, betrokkenen bij agrarische zaken, toeleveranciers en dergelijke.

Genoemde gegevens worden opgenomen in een Excel-bestand, waarin tevens wordt aangegeven de datum van opname en de reden voor opname. Dit bestand is raadpleegbaar door het bestuur van de SHKW.

De gegevens worden niet verstrekt aan derden.

De SHKW ontvangt in summiere gevallen subsidieverzoeken voor projecten op papier, maar in de meeste gevallen per e-mail. Dit betreffen vrijwel allemaal verzoeken van organisaties. Subsidieverzoeken die worden afgewezen worden onmiddellijk daarna verwijderd. Van de toegekende verzoeken wordt na betaling zeven jaar een papieren exemplaar van het subsidieverzoek bewaard. Eens pers tien jaar wordt een deel van het papieren archief naar het Gemeentearchief van de Waadhoeke overgebracht, alwaar het wordt toegevoegd aan het SHKW-archief.

Website

De website van de SHKW kan gebruikmaken van (externe) cookies. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die op uw computer kunnen worden geplaatst om de SHKW of derden te helpen te analyseren hoe bezoekers onze site gebruiken. De door de cookies gegenereerde informatie over uw gebruik van de website kan worden overgebracht naar onze eigen servers of die van een derde partij, zoals Google.

Beveiliging persoonsgegevens

De SHKW vindt het belangrijk dat uw gegevens veilig zijn, daarom wordt gezorgd voor passende technische en organisatorische maatregelen om verlies, misbruik of diefstal van uw persoonsgegevens te voorkomen. De gegevens zijn opgeslagen, beveiligd met een wachtwoord en de personen die ermee werken zijn gebonden aan geheimhouding(sverklaringen).

Bewaartermijn persoonsgegevens

De SHKW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking, dit kan echter per situatie verschillen. Wij hanteren daarbij als redelijk uitgangspunt in ieder geval de wettelijke bewaartermijnen. In een aantal gevallen, zoals het bewaren van toegekende subsidies is langdurig archiveren (op papier) vanuit sociaal/economisch-historisch perspectief van belang voor de SHKW.

Bestuur

Persoonsgegevens van bestuursleden worden aangemeld bij de Kamer van Koophandel. De SHKW behoudt geen kopieën van identiteitsbewijzen. De namen van de bestuursleden zijn te vinden op de website van de SHKW, zonder privéadressen.

De secretaris houdt vanaf 25 mei 2018 een Register van verwerkingsactiviteiten bij.

Uw rechten

U heeft het recht op inzage in de persoonsgegevens die de SHKW verwerkt, het recht om deze gegevens te corrigeren of te (laten) verwijderen. Ook heeft u het recht om de SHKW te verzoeken de digitale gegevens die ze verwerkt over te dragen aan een door u kenbaar te maken derde.

Als u wilt weten welke persoonsgegevens de SHKW van u verwerkt dan kunt u een schriftelijk inzageverzoek doen bij de SHKW.

Bij onverhoopte klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens, verneemt de SHKW dit graag van u en lost ze dit met u op. Mocht dit desondanks niet tot een bevredigende oplossing leiden, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

U kunt uw schriftelijke verzoeken of klachten sturen aan:

Secretariaat Stichting Het Klaarkampster Weeshuis
Albrondalaan 10
8801 BZ Franeker